Erfolgsrezept(e) im Projektmanagement: Wie soll das auf lange Sicht funktionieren?
Erfahrungen + Stolpersteine I Projekte in Vereinen I DE-PL Zusammenarbeit
Ideen wirbeln dir durch den Kopf – jetzt aber einfach loslegen? Jugendaustausch? Buch? Blog? Stadtführung, StreetArt-Guide, virtuelle Ausstellung von Kunstwerken? Dich sprechen aktive Mitglieder an? Wie starte ich am besten – fragst du dich..
Kulturmanagement und Projektmanagement im interkulturellen Milieu: Es gibt viele Erfolge, Paradebeispiele, aufschlussreiche Begegnungen und natürlich auch Herausforderungen, Missverständnisse und weniger effektive PR- und Marketingstrategien. Corona-conforme Formate und noch weniger Kommunikation face to face – das begünstigt die Stolpersteine in Teams und zwischen Projektpartnern. Die Herausforderungen klingen sehr generell, viel wird unter den Teppich gekehrt, vor allem wenn das Ende des Projektlebens zum Erfolg geworden ist . Trotzdem kann man über den Tellerrand oder nachhaltig und effizient schauen, positiv auf jede spontane Idee reagieren, dabei rational einschätzen und es effektiv planen.
Erfahrung > Ideenumsetzung: Alle Rollen an Board?
Projektmanagement ist nicht für jedermann/frau. Den Überblick über alle Projektbeteiligten (es gibt keine Projekte mit weniger als 3-4 Mitstreitern) behalten, Feedbackrunden und Absprachen mit dem Grafiker oder Koordinatorinnen halten, rechtliche und Förderrichtlinien beachten, Verträge, Rechnungen, Umwidmungen, Ausgaben im Auge behalten. Meine Empfehlung: immer eine externe/erfahrene Projektleitung holen! Gerne kannst du mich nach Rat fragen oder ins Team als Beraterin und Projektleiterin einladen.
Weniger ist mehr: Inhalt/Programm umsetzbar?
Viele Pläne und Ideen – ein abwechslungsreiches Programm kann sehr schnell voll sein. Die Realität ist häufig so, dass der Arbeitstag/Projekttag bis zu 6-8 Stunden dauert, die Stadtführung länger als geplant ist oder die Austauschrunde plötzlich viel zeitaufwändiger ausfällt. Methodische und finanzielle Aspekte müssen im Einklang stehen.
Weniger ist mehr und.. machbar!
A und O: Marketing
Oft vergessen. Marketing ist nicht nur Teilnehmer- und Projektakquise. Erfolgshormone und Gründe zum Stolzsein langfristig sichern und Öffentlichkeitsarbeit für eigene Unternehmungen und Projektträger leisten, d.h. Inhalte für die Homepage, Newsletter und social media liefern. Was bedeutet das genau? Projektinformationen (textlich, grafisch/visuell, Presseberichte, Blogeinträge) sammeln und vor allem “live” darüber berichten. Dein Projekt lebt von und für Menschen – es ist ein Mehrwert für deine Community! Sichere dir schon jetzt zukünftige neue Teilnehmerinnen! Testimonials von Beteiligten und Teilnehmern, Fotos vom Projekttag – das ist das beste Marketing um ein “Ich will nächstes Mal dabei sein”- Feeling zu bewirken.
Bedarf versus Idee: Konzeptentwicklung adäquat zu den Ressourcen (Zeit und Teilnehmer, Fachkräfte)
Erinnerst du dich, als du wie ein Octopus oder dreiköpfiger Drache mehrere Rollen übernehmen musstest? Empfang, Übersetzung, Grußwort und Raumvorbereitung – allrounder Menschen sind sehr geschätzt, aber als Veranstalter … übernimm eine Rolle mit klaren Zuständigkeitsbereichen.
Viele Projekte und Initiativen scheitern oder stolpern wegen einem nicht wirklich durchdachten Konzept und seinem Ablauf. Wie eine Begegnung ohne Übersetzer oder ein Workshop ohne Helfer für die Raumgestaltung (kreative, ordentliche Räume bewirken Wunder, was die Kreativität angeht!).
Win-Win-Prinzip: Augenhöhe und gleiche Beteiligung
Zwischen den Partnern und bezüglich der Zielgruppe: ein Win-Win-Prinzip.
Partner sein, d.h. über die eigene Rolle aufgeklärt werden. Wenn man nur eine Schirmherrschaft übernimmt, dann soll der Partner die Inhalte für social media und die Homepage bekommen. Unausgesprochene Erwartungen bzgl. Engagement in Marketing, Akquise und Öffentlichkeitsarbeit führen oft zu Missverständnissen. Von Anfang an die Beteiligung klären. Auf einer Augenhöhe kommunizieren bedeutet im Projektmanagement keine Aufgaben als selbstverständlich zuweisen, Ehrenamt und Engagement anfordern.
Teilnehmer in unterschiedlichem Alter, mit diversen Sprachkenntnissen: alle sind gleich, keine Sprache oder Community darf bevorzugt werden.
Vision > spontane Idee: langfristiges Planen, Deadlines, Rollen und Zuständigkeitsbereiche
Übersetzungsworkshop, Stadtführung, Bucherscheinung, Blogbeitrag – es gibt nicht nur diese Dinge als Event/Produkt, sondern die Vorbereitung und Nachbereitung, das Teambuilding, Verzögerungen, Feedbacks, Gegenlesen, Konzeptevaluation und und und..
Spontanität, schnelle Entscheidungen ohne Plan, plötzliche und akute Zuarbeit im Freundeskreis, kleine Stolpersteine aufgrund von ungeplanten 2-3 Textseiten oder Zeitmangel für das Marketing .. – plane lieber langfristig mit Stift in der Hand oder Tastatur unter deinen Fingern.
Alle Bedarfe, d.h. Rollen und damit verbundene Zuständigkeitsbereiche müssen dir von Anfang an klar sein. Deadlines für dich intern und für deine Helfer und Projektbeteiligten müssen sehr klar sein. Dein Projekt ist deine Vision! Deine Vision mit vielen Sparten und Aufgaben.
Habe ich dich inspiriert oder die guten alten Regeln in Erinnerung gebracht? Möchtest du Unterstützung für deine Ideen und Projekte bekommen? Marketing, Workshopablauf? Persönlichen Austausch schätze ich am meisten! Wir können einander inspirieren.
Dorota Kot ist Kulturmanagerin, Ehrenamtskoordinatorin, Projektentwicklerin und Prozessbegleiterin aus Leidenschaft und Erfahrung. Beruflich und privat legt sie viel Wert auf Mehrwert in jeder Tat und Entscheidung. Daher ist ihr Projektmanagement im Kultur- und Sozialbereich ihr Herzensthema.
Sie lebt in Berlin-Wedding, kommt aus Polen und engagiert sich für internationale Projekte. Je mehr Multi-Kulti, desto besser für das Herz und den Kopf. Gerne flieht sie ins Grüne mit dem Fahrrad oder Kajak. Sie trinkt gerne Jasmintee in Kombination mit Möhrenkuchen oder herzhaften regionalen Leckereien.
